タイムカード・社員カードの不正を防犯カメラで解決
【勤怠管理】タイムカード・社員カードの不正
経営者の方の中には、会社に出社することが少なかったり、支店がいくつもあることでなかなかガバナンスが効かない、とお困りのお客様もいらっしゃいます。
今回は、社員のタイムカードや社員カードを使った不正について防犯カメラを使って明らかにし、再発防止の対策をした事例をご紹介します。
ある工場で実際に行われていた不正
数キロ範囲内に5つの工場が存在する一連の工場で、従業員はそれぞれ自分の作業場に直接出勤し、自身の勤怠を管理するという体制がとられていました。
この工場では、昔ながらのタイムカードを用いた勤怠管理システムが採用されており、各従業員が自分の出勤・退勤時刻を記録することで勤務時間が計算されていました。
月次で、人事部門の担当者が全工場を巡り、スタッフひとりひとりのタイムカードを回収します。その後、集められたタイムカードから各スタッフの勤務時間を計算し、給与計算や勤怠状況を把握をしていました。
しかし、ある時経営者が外部のお客様を連れて、工場の視察を行った際、その時出勤していないはずの社員のタイムカードに、なぜかその日の出勤・退勤時刻が表示されていました。この事実を知った経営者は、単なる個人の問題ではなく、工場員たちが協力して不正が行われている可能性があると思いました。
そのため、経営者はこの問題を解決したいと思い、弊社にご相談されました。
不正行為が組織全体に広がっている可能性があり、組織の健全な状態を根本から脅かすことに繋がる、と経営者は気づいたそうです。
タイムカードによる出勤・退勤管理は、通常、全従業員のカードが打刻場所に集められているため、他の人が打刻することもできます。
遅刻しそうな時に、同僚に代理で打刻を依頼する、といった不正が可能になってしまいます。監視役のような人がしばしば不在となる職場では、不正打刻の発生が常態化しやすいです。
打刻が上手くいかなかったという理由で手書きによる時間記入も許容されがちですから、不正打刻がないように、適切な管理体制を用意することが重要です。
お客様のご要望・解決したい課題
- タイムカードの不正を解決したい
- 従業員の勤務管理を適切に行える体制を整えたい
利用サービス
防犯カメラを使って二重チェック
タイムカード打刻に関わる不正や改ざんはある程度のパターンが決まっています。そのため、実際の事例から防止策を考えることが問題解決に有効です。
不正打刻が発生すると、企業にとっては利益喪失につながるだけでなく、従業員との信頼関係にもマイナスの影響を与えます。
具体的な不正打刻や改ざんの事例とそれぞれの対応策について、以下に説明します。
よくある不正例
同僚に打刻してもらう
タイムカードの不正打刻においてよく見られるパターンは、本人が実際には出勤していないにも関わらず、同僚に代わりに自分のタイムカードを打刻してもらう代理打刻です。
タイムカードシステムでは、パスワードや身分確認などは必要としません。原理的には誰でも打刻することができます。
このような代理打刻が行われていた場合でも、実際に誰が打刻したのかを特定することは難しいです。
不正打刻が実際に発生していたとした場合でも、それがいつから始まったのかを確認するのは困難であるため、予め防止策を講じておくことが重要です。
カラ残業
カラ残業とは、実際には業務が終了しているのに定時到来後も打刻を行わず、時間が経過した後に打刻するという不正行為のことです。
具体的には、仕事後に同僚と喫煙所で雑談する、職場で仕事と無関係な話をする、などがあります。
さらに、ひどい事例では、打刻をせずに一度会社を退出し、時間を潰してから会社に戻って打刻するということもありました。
業務終了後に何もせずに時間を経過させ、その後に退勤打刻を行う行為はカラ残業に該当しますので、不正行為を防止するための対策が求められます。
管理者による退勤時間の改ざん
社員だけでなく、管理者が行う不正打刻も問題となっています。定時にタイムカードを打刻させた後、残業代を出さないサービス残業を強いることがあります。
勤怠システムを管理している人が退勤時間の改ざんしていることを、経営者がそれを把握していないとき、発覚してからでは取り返しのつかない事態に陥ってしまう場合があります。
従業員の不満や退職はもちろん、会社への信頼性にも影響を及ぼすため、管理者による不正がない職場環境の構築が重要です。
カメラを付けた結果
懲戒解雇を行うためには、不正打刻が明らかに故意で、悪意を持って行われたことを証明する証拠の収集が必要です。
具体的には、会社の出入り口に監視カメラを設置し、従業員の打刻行動が正確であるかを確認できるような状況を整えるといった措置が考えられます。
遅刻が常習化していたある社員のために、タイムカードを代わりに打刻していた別の社員が、事実を打ち明けて謝罪しました。
また、就業時間中にトイレで密かにタバコを吸い休憩をとっていた社員がいることも明らかになりました。このような問題が発覚したことで、企業のガバナンスが適切に機能する状態になったことを経営者は喜びました。
さらに、この改善により残業時間が大幅に削減され、その結果、監視カメラ設置にかかったコストを全て補うことができました。その成功を受けて、経営者は更なる監視カメラの増設を決定しました。これにより、企業のガバナンス強化と労働環境改善が一層進められることとなりました。
今回の防犯カメラ設置工事では、工場一箇所あたりの初期費用は0円で、月額費用は約11,000円となっています。
この費用には、録画機一台、カメラ4台、スマホやパソコンからの遠隔監視設定、設置工事全体の費用も含まれています。
これにより、手間と費用を抑えて、効率的に防犯対策を進めることが可能です。
（※ 各拠点にインターネット契約が必要。既存ネットワークは利用可能）
